DSGVO: Müssen per E-Mail versandte Daten verschlüsselt werden?

Seit die DSGVO gilt, müssen sich Unternehmen auch mit TOM herumschlagen. TOM? Nach der DSGVO müssen „technisch organisatorische Maßnahmen“ – Abkürzung:
TOM – für den Datenschutz getroffen werden. Eine solche Maßnahme ist die Verschlüsselung. Trotz aller Aufregung darüber: Die DSGVO bringt nichts grundlegend Neues zum Thema Verschlüsselung. Bereits in der Vergangenheit musste E-Mail-Kommunikation verschlüsselt werden, sofern sie personenbezogene Daten enthielt.

Zwei Gruppen von Verschlüsselungsstandards

Man kann zwei Gruppen von Verschlüsselungsstandards unterscheiden.
Zum einen die Verschlüsselung des Transportweges und zum anderen die Verschlüsselung des Inhalts der E-Mail. Üblich im Bereich der Transportwegverschlüsselung ist der Standard TLS (Transport Layer Security). Wichtig ist hierbei, dass der gesamte Transportweg verschlüsselt ist und keine Lücken bestehen, beispielsweise beim Abruf vom E-Mail-Provider zum lokalen E-Mail-Programm.

Im Bereich der Inhaltsverschlüsselung sind v.a. S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) und OpenPGP (Pretty Good Privacy) zu nennen. Bei der Inhaltsverschlüsselung werden allerdings nicht Metadaten verschlüsselt, was ein Risiko darstellen kann. Größere Sicherheit besteht bei der Kombination beider Methoden.
Makler sollten vorher mit den E-Mail-Empfängern sprechen

Egal welche Methode vom Unternehmen gewählt wird, sollte vorher mit Empfängern geklärt werden, welche Verschlüsselungstechnik unterstützt wird. Denn insbesondere bei Inhaltsverschlüsselung ist eine aufwändige Installation von Zertifikaten und Schlüsseln Voraussetzung.

Eine Verschlüsselung via TLS ist dagegen meist recht problemlos möglich und erfordert „nur“ die entsprechenden E-Mailservereinstellungen.

Kein Grund für Schreckensszenarien

Abschließend noch einmal grundsätzlich: Die DSGVO ist für alle neu. Über Sinn und Unsinn einzelner Regelungen kann man sicherlich diskutieren. Jetzt gilt es aber, die Vorgaben umzusetzen. Alle Unternehmen und Behörden sind erst dabei, den richtigen Weg zu finden. Die Anwendung dieser neuen Regelungen als Wettbewerbsvorteil nutzen zu wollen, den Markt über Schreckensszenarien zu verunsichern oder mit Abmahnungen Geld machen zu wollen und unliebsame Konkurrenten zu schädigen ist sicherlich kontraproduktiv. Keiner wird absehbar zu 100 % DSGVO-konform aufgestellt sein können.
Das Bemühen der Branche richtig und Geiste der DSGVO zu handeln, ist klar ersichtlich und sehr zu begrüßen.

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